5.1. Структура и назначение документации и записей, используемых в СК ОУ
07.12.2006 02:13


                В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:

                В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:А) Документы, представляющие согласованную информацию о СК ОУ, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования. К таким документам относятся: документально оформленное Заявление о политике и целях в области качества и Руководство по качеству. При этом заявление о политике и целях в области качества

может быть независимым документом, либо быть включенным в Руководство по качеству.                 В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:Б) Документы, описывающие и регламентирующие процессы ОУ и содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы. К числу таких документов относятся спецификации процессов (см. раздел 4), документированные процедуры (ДП) и рабочие инструкции (РИ). Документированная процедура (ДП) - документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса). Более подробно требования к содержанию и оформлению ДП рассматриваются в подразделе 5.2.

                В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов: Рабочие инструкции - это письменные указания, определяющие конкретную последовательность действий при выполнении отдельных работ или операций. По существу рабочие инструкции - это документы, регулирующие подлежащие выполнению виды деятельности на рабочем месте. Рабочие инструкции должны быть разработаны с целью описания выполнения всех работ, на которых отсутствие данных инструкций сказалось бы неблагоприятно. Имеется множество путей подготовки и представления инструкций. РИ должны иметь название и собственную идентификацию. Структура, формат и уровень детализации, используемые в рабочих инструкциях, должны быть разработаны с учетом потребностей персонала ОУ и зависят от сложности работ, используемых методов, проведенной подготовки, навыков и квалификации персонала. Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур. РИ могут быть включены в ДП или упомянуты в них.

                В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:В) Документы по планированию различных видов, описывающие, как СК ОУ применяется к конкретной образовательной программе, услуге, проекту или контракту; к таким документам относятся планы (или программы) качества.

                В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:Планы или программы качества - документы, определяющие, какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться к определенной образовательной программе, услуге, проекту, контракту или подразделению. Область распространения плана качества должна быть определена. План качества может включать определенные процедуры, рабочие инструкции, и/или отчеты. В ОУ такие планы могут представлять собой годовые и перспективные планы работы Совета вуза, развития подразделений (факультетов и кафедр), бизнес-планы открытия новых образовательных программ и специальностей, планы выполнения конкретных научно-исследовательских проектов и т. д.

                В целом в СК ОУ могут применяться следующие виды документов:Г) Записи по качеству - документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности и необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами. К таким документам относятся - документальные записи, отражающие состояние некоторых характеристик СК ОУ или рабочих процессов на определенный момент или промежуток времени. Они могут содержать информацию:

  • о степени достижения целей в области качества,

  • об уровне удовлетворенности потребителей,

  • о результатах функционирования СК для проведения ее анализа,

  • о тенденциях в области качества образования;

  • о корректирующих действиях и их эффективности;

  • о квалификации и подготовке персонала,

  • о сравнениях в области конкурентоспособности ОУ и др.

                Примеры записей: решения, протоколы, акты, отчеты, рабочие журналы, списки, ведомости, альбомы бланков, перечни и т.п. ДП управления записями приводится в Приложениях к документам [9-10]. Там же рассмотрены основные виды записей и их примеры применительно к ОУ.

                Примечание - В некоторых случаях формализованные документы по планированию деятельности (см. п. В) относят к записям.

                Д) Правовые, нормативные и технические документы, устанавливающие требования к продукции или услуге; к ним относятся документы, содержащие нормативные требования и условия, например ГОС по различным направлениям и специальностям, другие стандарты, технические условия, документы органов власти, контроля и надзора, инструктивные документы Министерства образования и науки и т.п.

                Е) Организационно-правовые (Устав ОУ, организационная структура, матрица полномочий и ответственности, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, порядки и т. п.) и методические документы и рекомендации, помогающие в работе.

                В Приложении И приведен пример типовой организационно-правовой документации для вузов (ссузов) - "Положение о кафедре" Московского государственного института стали и сплавов.

                Как видно из приведенного выше описания возможных видов документации ОУ, используемой в его СК, она может быть представлена как иерархия. Такое представление облегчает распространение, поддержание и понимание структуры документации СК ОУ.

                На рисунке 1. показана иерархическая структура документации СК ОУ, перечисленной выше. Как видно из рисунка, вся документация может быть условно разделена на 6 уровней, соответствующих значимости и широте применения соответствующих документов в рамках ОУ.

                К уровню А относятся политика и цели ОУ в области качества, а также Руководство по качеству. Этот уровень отражает управление качеством со стороны руководства. К уровню Б относятся спецификации процессов и ДП, при этом спецификации процессов частично тяготеют к уровню А, так как содержат также цели ОУ по процессам.

                Уровень В включает всевозможные документы по планированию. К уровню Г относятся записи по качеству, а к уровню Д - различные внешние и внутренние правовые, нормативные и технические документы, определяющие требования к основным видам деятельности ОУ. Уровень Е включает организационно-правовые, методические и процедурные документы, регламентирующие общие для вуза процессы и деятельность его структурных и функциональных подразделений и должностных лиц.

Рисунок 1. - Иерархическая структура документации СК ОУ.

                Традиционно система внутренней документации ОУ включала Устав ОУ, Положения о структурных подразделениях (о кафедре, о факультете и т. п.), Правила или Порядки (приема студентов, подготовки и проведения экзаменационной сессии, командирования сотрудников и т. п.) и должностные инструкции. Минимальный набор таких документов может включать следующие Положения:

  • о системе учебной и методической работы;

  • о факультете;

  • о кафедре;

  • о промежуточной аттестации студентов;

  • об учебно-методическом комплексе (УМК);

  • об итоговой государственной аттестации;

  • о проведении практик студентов;

  • о стажировке молодых специалистов и др.

                Все эти документы в основном имеют функциональную ориентацию, даже если они и описывают порядок выполнения какого-либо процесса или работы. Функциональное мышление традиционно более понятно и привычно для персонала и менять его надо очень осторожно и последовательно. Переход от функционального мышления к процессно-ориентированному требует постепенного преобразования существующих в ОУ Положений и Порядков в ДП системы качества, построенные по принципам, изложенным ниже.

                Тем не менее, на первых этапах построения СК ОУ в структуре ее документации вполне могут присутствовать действующие в вузе внутренние нормативные документы: Положения, Порядки, инструкции и др. При этом желательно включить их в общую систему идентификации документации СК ОУ и предъявлять к ним все требования, применимые для любых документов СК: требования к содержанию и построению, порядку разработки, утверждения и пересмотра, требования к рассылке и др.

                Разработка документации СК ОУ обычно соответствует либо процессам ОУ, либо структуре применяемого стандарта качества, или комбинации из них. Может также использоваться любая другая разработка, которая удовлетворяет потребностям ОУ.

                Хотя разработка и поддержание в рабочем состоянии документации СК ОУ требует определенных усилий и выделения соответствующих ресурсов. Цели и выгоды для ОУ в существовании системы управления документацией, соответствующей требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [5], включают, но не ограничиваются, следующим:

                1) описание СК ОУ;
                2) обеспечение информации для взаимодействующих групп внутри ОУ таково, что они могут лучше понимать взаимосвязи в процессе своей работы;
                3) соответствие обязательствам руководства в области качества;
                4) помощь персоналу ОУ в понимании их роли в организации и демонстрация важности их работы;                 5) обеспечение взаимного понимания между персоналом и руководством ОУ;
                6) обеспечение основы для ожидания результата выполнения работы;
                7) установление порядка выполнения заданий для достижения установленных требований;
                8) обеспечение объективного свидетельства того, что установленные требования были выполнены;
                9) обеспечение ясной, эффективной структуры деятельности ОУ;
                10) обеспечение основы для подготовки и введения в работу новых сотрудников и периодической переквалификации персонала;
                11) обеспечение основы для порядка и сбалансированности в ОУ;
                12) обеспечение последовательности действий, основанных на документированных процессах;
                13) обеспечение основы для постоянного улучшения;
                14) обеспечение доверия потребителей, основанного на документированной СК;
                15) демонстрация заинтересованным сторонам возможностей ОУ;
                16) обеспечение четкой структуры требований для поставщиков и контрагентов;
                17) обеспечение базы для проведения аудитов и сертификации СК ОУ;
                18) обеспечение основы для оценки результативности и постоянной пригодности СК ОУ.

Источник: Проект СПбГЭТУ "ЛЭТИ" "Апробация, доработка и внедрение в образовательных учреждениях ВПО типовой модели системы управления качеством образовательного учреждения"

 
 
© 2006 Реализация и сопровождение: ФГУ ГНИИ ИТТ "Информика"
© Технологическая платформа: iPHPortal

При использовании материалов сайта ссылка на http://quality.edu.ru обязательна.