5.2. Разработка документированных процедур, требования к содержанию и оформлению
06.12.2006 03:47


               Документированная процедура (ДП) (методика) - документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса).

                ДП должна отвечать на следующие вопросы:

               ) Какова ее область применения и сфера действия.
               ) Какова цель, задачи и результаты (выходы) описываемого процесса, деятельности или работы.
               ) Что, кем, как, где и в какой последовательности должно быть сделано.
               ) Какими полномочиями обладают и за что несут ответственность участвующие в процессе, деятельности или работе.
               ) Какие документы, ресурсы, материалы и оборудование используются в процессе работы.
               ) Какими показателями и характеристиками оценивается качество и эффективность выполнения работы на всех ее этапах, как и кем они измеряются и контролируются.
               ) Каким образом документируется и регистрируется выполняемая работа.
               ) Как используются результаты выполненной работы (процесса).
                Структура и формат документированных процедур (бумажная копия или электронные средства информации) могут быть определены в ОУ на основе рекомендаций, приведенных в документе Р 50-601-46-2004 "Рекомендации. Методика менеджмента процессов в системе качества" [23].
                В качестве средств описания процесса могут использоваться текст, потоковые диаграммы, таблицы, комбинации из них, или любые другие подходящие средства в соответствии с потребностями ОУ.
                ДП должны содержать необходимую информацию и быть идентифицированы, они могут содержать ссылки на РИ, которые определяют порядок выполнения работ, нормативные документы и записи, которые используются или создаются при реализации ДП. Документированные процедуры, как правило, описывают действия, которые охватывают различные функции, в то время как РИ обычно регламентируют задачи, относящиеся к одной функции.
                Исходя из общих требований к ДП, ее содержание должно включать следующие разделы:
                Титульный лист (он же лист согласования/утверждения)

                Содержит утверждающую подпись, а также согласующие подписи с указанием должностных лиц, их фамилий и инициалов и дат согласования. Список согласующих подписей, который обычно оформляется в виде таблицы в нижнем колонтитуле, зависит от конкретного назначения ДП, но, как правило, включает руководителя службы качества ОУ.

                Содержание документа
                1. Назначение и область применения процедуры.
                Определяется назначение ДП и ее область действия. Указываются процессы и должностные лица, участвующие в выполнении процедуры. Указывается место ДП в общей системе документации СК ОУ.
                2. Описание процедуры, включающее:

  • общие положения о порядке действия ДП;

  • описание процедуры, которое может быть оформлено как пояснение к графическому описанию. При этом графическое описание процесса (процедуры) может быть выполнено различными графическими средствами: с помощью диаграмм потока (например, средствами программного продукта Visio), с помощью диаграмм в стандарте IDEF0/IDEF3 [24-25] или с помощью диаграмм в стандарте пакета ARIS Toolset [26];

  • иные положения, характеризующие особенности процесса, описываемого ДП.

                Уровень детализации описания может меняться в зависимости от сложности действий, используемых методов и уровня опытности и подготовленности людей, необходимого для выполнения работы. Независимо от уровня детализации, желательно рассмотрение следующих аспектов:

               ) Определение потребностей ОУ, его потребителей и поставщиков;
               ) Описание процессов в форме текстовых терминов и/или потоковых диаграмм, относящихся к требуемым действиям;
               ) Установление того, что должно быть сделано, кем или при помощи какой организационной функции; зачем, когда, где и как;
               ) Описание контроля процесса и контроля идентифицированных действий;
               ) Определение необходимых ресурсов для выполнения действий (в отношении персонала, подготовки, оборудования и материалов);
               ) Определение соответствующей документации, относящейся к требуемым действиям;
               ) Определение входов и выходов процесса и отдельных работ;
               ) Определение измерений, которые должны быть предприняты.
                ОУ, однако, может решить, что что-то из вышеупомянутой информации более применимо к рабочим инструкциям.
                В разделе "Описание процедуры" должны быть определены:

  • требования к информационным ресурсам, необходимым для реализации ДП;

  • требования к другим материальным ресурсам, необходимым для реализации ДП (материалы, помещения, оборудование, технические средства и т. п.);

  • измеряемые показатели и характеристики качества документированного процесса и его результатов, их целевые значения, методы их измерения и мониторинга, анализа степени достижения целей и механизмы принятия решений по результатам анализа;

  • записи, выполняемые в рамках ДП, или приведены ссылки на соответствующие разделы ДП или другие документы;

                Формы, которые нужно использовать для этих записей, должны быть идентифицированы. Способы, необходимые для комплектования, регистрации и хранения записей должны быть установлены.

                3. Ответственность.
                Описывается распределение работ, ответственности и полномочий сотрудников и их организационные функции, также как их взаимосвязь с процессами и действиями, описанными в процедуре, должны быть идентифицированы.

                Распределение ответственности может быть описано в форме матриц ответственности и полномочий, потоковых и иных диаграмм, сопровождаемых описательным текстом для достижения ясности [23].

                4. Нормативные документы.
                Приводятся ссылки на все нормативные документы как внешнего, так и внутреннего происхождения, которые относятся или используются при реализации данной ДП.

                5. Приложения.
                В приложения могут быть включены таблицы, потоковые диаграммы и формы, содержащие информацию, поддерживающую ДП. Рекомендуется включать в состав ДП следующие приложения:

  • Приложение А. Графическое описание документированной процедуры (обязательное).

  • Приложение Б. Специфические для данной процедуры термины, определения, обозначения и сокращения (по необходимости).

  • Приложение В и др. определяются информационными потребностями ДП.

                6. Лист регистрации изменений.
                Содержит информацию о произведенных в документе изменениях с указанием их номеров, дат внесения и распорядительных документов, разделов или листов ДП, к которым относятся изменения.

                При разработке ДП можно руководствоваться требованиями стандарта "ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [27].

                В Приложениях к документу [9] приведены рекомендуемая типовая форма ДП и примеры документированных процедур СК вуза (ссуза), рекомендуемых стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2001 [5], как обязательные:

  • Управление документацией (п. 4.2.3 стандарта);

  • Управление записями (п. 4.2.4 стандарта);

  • Внутренние аудиты (проверки) (пп. 8.2.2 стандарта);

  • Управление несоответствующей продукцией (пп. 8.3 стандарта);

  • Корректирующие действия (пп. 8.5.2 стандарта);

  • Предупреждающие действия (п. 8.5.3 стандарта).

                Тем не менее, ввиду сложности процессов, протекающих в ОУ, реальное количество ДП в СК ОУ может быть значительно больше. Они должны регламентировать все основные и вспомогательные процессы менеджмента, управления ресурсами, проектирования и предоставления образовательных услуг, измерения, анализа и улучшения. ДП, рекомендуемые для включения в документацию СК ОУ, указаны в Разделе 6 при рассмотрении структуры РК.

Источник: Проект СПбГЭТУ "ЛЭТИ" "Апробация, доработка и внедрение в образовательных учреждениях ВПО типовой модели системы управления качеством образовательного учреждения"

 
 
© 2006 Реализация и сопровождение: ФГУ ГНИИ ИТТ "Информика"
© Технологическая платформа: iPHPortal

При использовании материалов сайта ссылка на http://quality.edu.ru обязательна.