4.2. Разработка спецификаций процессов и выбор измеряемых характеристик
28.11.2006 19:36


                Спецификация - формализованное описание свойств, характеристик и функций объекта. В настоящем документе под термином "спецификация процесса" понимается документ верхнего уровня, содержащий информацию об основных атрибутах процесса, включая входы и выходы процесса, цели процесса, измерения и анализ процесса, мероприятия для достижения целей (улучшения) процесса, взаимодействия процесса с его поставщиками и потребителями и другими процессами, ресурсы процесса, документы управления процессом.

                Спецификация процессов составляется на каждый процесс второго уровня (в соответствии с типовым реестром процессов) ОУ и является официальным документом организации, обязательным для исполнения всеми должностными лицами и сотрудниками образовательного учреждения в части их касающейся*.

                Предлагаемая форма спецификации процесса приведена в приложении Е. Спецификация процесса состоит из основного документа, собственно спецификации, и трех приложений.

                При разработке спецификаций следует руководствоваться требованиями стандарта "ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

                Спецификация процесса включает следующие разделы:

                1) Раздел утверждения и согласования.

                2) Раздел "Наименование процесса", включающий код процесса, в соответствии с принятой в организации системой кодирования, полное и сокращенное наименование процесса.

Спецификация процесса

Процесс N __ - "___________________"

                3) Раздел "1. Общие сведения о спецификации", включающий: код процесса, версию и дату разработки спецификации, должность лица, осуществляющего руководство процессом и краткое описание процесса.

1. Общие сведения

Код процесса

N версии и дата: Версия _____

Дата: __.__.____ г.

Руководитель процесса:

Функция процесса: <приводится краткое описание назначения процесса функций, выполняемых процессом>


                4) Раздел "2. Результаты процесса и их потребители", в котором указываются:

  • результаты или выходы процесса;

  • подразделения или другие процессы организации, являющиеся потребителями результатов процесса;

  • требования и документы, устанавливающие требования, к результатам процесса.

2. Результаты процесса и их потребители

Результат (выход) процесса (данные или материальные объекты, являющиеся результатом процесса)

Потребитель результатов процесса (другие процессы, подразделения ОУ)

Требования потребителей к результатам (выходам) процесса

<указываются результаты (продукция процесса)>

<для каждого результата указываются процессы ОУ или внешние потребители, использующие соответствующий результат процесса>

<для каждого результата приводятся ссылки на нормативные документы, определяющие требования к результату процесса>


                5) Раздел "3. Внешние поставщики и входы процесса", в котором указываются:

  • входы процесса - входная информация, субъекты или материальные объекты, являющиеся входом для данного процесса;

  • процессы, подразделения организации или иные организации, являющиеся поставщиком процесса;

  • требования к входам - требования и документы, устанавливающие требования, к каждому входу процесса.

3. Внешние поставщики и входы процесса

Вход процесса (данные или материальные объекты)

Поставщик процесса (процессы, подразделения ОУ)

Требования ко входам

<указываются объекты (данные, люди, материальные объекты) являющиеся входом в рассматриваемый процесс>

<Указывается процесс ОУ или внешний поставщик, являющийся источником для данного входа>

<для каждого входа приводятся ссылки на нормативные документы, определяющие требования к входным объектам процесса>

                6) Раздел "4. Согласование требований с руководителями внутренних процессов и подразделений организации", в котором указываются руководители процессов или подразделений организации, выступающие в качестве поставщиков описываемого процесса.

                Результатом согласования является гарантия поставщиками описываемого процесса того, что входы процесса будут соответствовать требованиям, определенным в разделе "3. Внешние поставщики и входы процесс".

4. Согласование требований с руководителями процессов (подразделений), являющихся поставщиками для настоящего процесса

Процесс (подразделение)

Должность

Фамилия И. О.

Подпись

Дата

<Наименование всех подразделений или процессов, связанных с поставками входов поставщиком для описываемого процесса (может быть несколько для каждого входа)>

<Должность согласовавшего>

<Ф.И.О. согласовавшего>

<Подпись>

<Дата согласования>

                7) Раздел "5. Виды деятельности (функции) процесса, управление и ресурсы процесса", определяет:

  • основные виды деятельности (подпроцессы или функции), выделяемые в рамках описываемого процесса;

  • документы, регламентирующие управление выделенными видами деятельности (указываются ссылки на документы организации - стандарты предприятия (СТ) и документированные процедуры (ДП) и др.);

  • ресурсы, подразделения и исполнители, требуемые для выполнения выделенных видов деятельности;

  • требования нормативных документов и стандартов, регламентирующие выделенные виды деятельности.

5. Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы

Виды деятельности в рамках процесса

Регламентирующая документация

Требуемые ресурсы (исполнители и материальное обеспечение)

<Указываются виды деятельности в рамках процесса (или подпроцессы)>

<Для каждого вида деятельности приводятся ссылки на нормативные документы (документированные процедуры) СК ОУ>

< Для каждого вида деятельности указываются исполнители (подразделения и если необходимо конкретные сотрудники), а также материальные и финансовые ресурсы, необходимые для осуществления деятельности>

                8) Виза руководителя процесса.
                9) Перечень сокращений и обозначений, использованных в спецификации.
                Составной частью спецификации являются также три приложения:
                Приложение А. Схема взаимосвязи типовых процессов, обычно - общая для всех процессов.
                Приложение Б. Цели процесса и показатели их достижения.
                Приложение В. Мероприятия по улучшению процесса.
                Приложение А является рекомендуемым и предназначено для наглядного графического представления места описываемого процесса в структуре процессов организации, связи между описываемым процессом и другими процессами по входам/выходом, взаимосвязи различных видов деятельности в рамках описываемого процесса. Приложение А является постоянным и изменяется только при изменении спецификации.
                На рисунках 1-2 приведены примеры графического описания процесса "Реализации ООП" и взаимосвязей видов деятельности в рамках этого процесса.
                Приложение Б спецификации процесса является обязательным и предназначено для определения измеряемых характеристик процесса, определения методов их измерения и анализа полученных результатов, а также планирования целевых показателей измеряемых характеристик процесса.

Рисунок 1. Внешнее взаимодействие процесса 2.4 "Реализация основных образовательных программ" с другими процессами ОУ.

Рисунок 2. Внутреннее взаимодействие видов деятельности в рамках процесса.

                Приложение Б спецификации является периодически обновляемым, причем период его обновления определяется потребностями организации.
                В приложении Б спецификации могут фиксироваться как стратегические показатели (с периодом обновления 5-10 лет), так и оперативные показатели (с периодом обновления 1 год и менее). При каждом изменении значений целевых показателей, измеряемых показателей или целей процесса приложение Б обновляется и утверждается руководителем процесса и руководителями организации.
                Приложение Б включает следующие реквизиты:
                1) Раздел утверждения и согласования.
                2) Раздел "Цели процесса и показатели их достижения", включающих следующие атрибуты:

  • период действия документа (планирования);

  • цели процесса;

  • показатель(и), характеризующие достижение каждой из целей процесса;

  • единицы измерения показателей достижения целей;

  • измеряемое(ые) значения показателей достижения целей;

  • фактическое значение показателя за предыдущий период и целевое значение показателя на планируемый период;

  • метод(ы) измерения и анализа каждого показателя достижения целей.

Цели процесса

Наименование показателя

Измеряемое значение

Фактическое значение показателя за предыдущий период

Целевые значения показателя на планируемый период

Метод измерения

Метод анализа

<приво-дятся формули-ровки целей процесса>

<указывается наименование всех показателей, характеризующих определенную цель>

<указывается измеряемое значение показателя и единицы его измерения>

<указывается исходное значение каждого показателя>

<указывается целевое значение каждого показателя и если необходимо границы предупре-ждающих и корректирующих воздействий>

<указы-вается метод измерения каждого пока-зателя>

<указы-вается метод анализа каждого пока-зателя>

                Данные приложения Б являются основой для разработки мероприятий по улучшению процесса.
                Приложение В является обязательным и содержит план мероприятии по улучшению процесса с учетом необходимости достижения целевых значений показателей процесса, зафиксированных в приложении Б. При каждом изменении приложения Б разрабатывается и утверждается руководителем процесса и руководителями организации новая версия приложения В.

                Периодичность обновления приложения В определяется потребностями организации и документированными процедурами, устанавливающими правила планирования и реализации мероприятий по улучшению, а также корректирующих и предупреждающих мероприятий. Рекомендуемая периодичность обновления приложения

                В для стратегических показателей 1 раз в год, а для оперативных показателей в зависимости от периода их обновления (но не реже 1 раза в квартал).
                Приложение В включает следующие реквизиты:
                1) Раздел утверждения и согласования.
                2) Раздел "Цели процесса и показатели их достижения", включающих следующие атрибуты:

  • период действия документа (планирования);

  • цели процесса;

  • факторы, влияющие на достижение поставленной цели процесса;

  • конкретные мероприятия, позволяющие направленные на достижение установленного в приложении Б целевого значения показателя(ей);

  • сроки реализации мероприятия;

  • лица, ответственные за проведение мероприятий;

  • дополнительные (не указанные в основной форме спецификации) ресурсы (финансовые, материальные, трудовые, подразделения и процессы организации т. п.), необходимые для реализации указанных мероприятий.

Цель процесса

Фактор, влияющий на изменение показателя достижения цели

Мероприятие, направленное на изменение значения влияющего фактора

Срок

Ответственный

Дополнительные ресурсы или исполнители

Должность

ФИО

<указывается цель процесса в соответствии с приложе-нием Б>

<для каждого показателя цели указываются факторы влияющие на его достижение>

<указываются мероприятия, позволяющие обеспечить достижение установленного значения показателей целей>

<сроки выполнения мер-приятий>

<указывается должность и Ф.И.О. ответственного за реализацию каждого мероприятия>

<для каждого мероприятия указываются дополнительные кадровые, финансовые, материальные ресурсы, которые надо привлечь для его реализации>

                Примеры реальных спецификаций двух процессов верхнего уровня: "Реализация основных образовательных программ" и "Подготовка кадров высшей квалификации" приведены соответственно в Приложениях Ж и З.

                Спецификации процессов являются основой для их дальнейшего графического описания и разработки соответствующих ДП управления процессами, когда это необходимо.

Источник: Проект СПбГЭТУ "ЛЭТИ" "Апробация, доработка и внедрение в образовательных учреждениях ВПО типовой модели системы управления качеством образовательного учреждения"

 
 
© 2006 Реализация и сопровождение: ФГУ ГНИИ ИТТ "Информика"
© Технологическая платформа: iPHPortal

При использовании материалов сайта ссылка на http://quality.edu.ru обязательна.