Создание автоматизированной системы управления вузом
12.10.2006


               Качественное управление документацией и процессами Вуза затруднено без создания автоматизированной системы управления вузом. Эту задачу Вузы решают по-разному.

               В процессе построения системы менеджмента качества разрабатывается необходимая для построения системы документация. При этом основные документы (такие как политика в области качества, процессная модель, матрица ответственности, цели в области качества) составляют приблизительно 10% от общего объема документации; регламентирующие документы процессов (стандарты качества) - 40%; организационные документы (должностные инструкции, положения о структурном подразделении) - 40%; формы записей по качеству - 10%. Для документирования процессов и построения схем процессов нами была выбрана нотация IDEF 0. В МЭСИ документация системы менеджмента качества распространяется в электронном виде через Outlook, либо в виде заверенных бумажных копий оригиналов. Для мониторинга процессов были составлены карты мониторинга процессов, в которых сгруппированы показатели оценки продукции, удовлетворённости потребителей и несоответствий.

                Так, в 2002 г. в корпоративную сеть Сибирского государственного технологического университета была интегрирована инфоромационно-справочная модель СК. Были использованы средства разработки информационной модели СК вуза: Hyper Text Markup Language (HTML), JAVA Script, а также язык программирования Delphi для решения специфических задач (программирования структуры системы, создание каталогов документов, адаптация системы к различным сетям и платформам операционных систем, обеспечение защиты системы в целом). Реализация содержания информационной модели с помощью динамических средств JAVA Script позволила представить ее в виде дерева папок, что значительно упрощает навигацию по системе.

                Для облегчения отслеживания зависимости процессов друг от друга Московский государственный институт электроники и математики предлагает создание прототипа информационного обеспечения системы качества на основе PDM-систем. Для этого при построении системы качества создаются функциональные IDEF-модели(IDEF0, IDEF1, IDEF3) которые улучшают взаимосвязи информационных потоков процесса и на основе которых строятся должностные инструкции, описывающие обязанности всех участников описанных выше процессов на протяжении всего учебного процесса в соответствии с отведенными ролями.

               Таким образом, при помощи современных средств создается электронный "сейф" данных, организационная структура вуза, обязанности всех участников процесса и т.п. Использование такой системы позволяет в любое время контролировать процессы, описанные в системе качества. Основным плюсом такой системы является возможность связывать процессы с данными, которые используются в процессе выполнения. Например, при условии, что преподаватель подготовил курс лекций по дисциплине, при сообщении об этом зав. кафедрой "посылает" электронный вариант вместе с сообщением.

               Соответственно, PDM-система настраивается необходимым образом. При функционировании такой системы каждый сотрудник имеет свой вход в систему, что обеспечивает верную идентификацию пользователей. При выполнении сотрудником вуза какого-либо процесса, описанного в системе качества вуза, происходит подтверждение при помощи создания так называемого статуса в системе. Такой статус (может быть изображен в виде "+" или "v") соответствует привычной подписи на бумаге и обязательно сопровождается датой и ролью исполнителя. Каждый документ целесообразно сопроводить тремя статусами: "согласовано", "сделано" и "утверждено". Создание такого единого информационного пространства в единой компьютерной системе, охватывающего все подразделения и виды деятельности вуза, позволяет избежать несанкционированного доступа и изменения, дублирования, а так же сократить время и финансы.

               Владимирский государственный университет, проектируя автоматизированную систему управления, исходил из того, что одной из составных частей СК является система документации (СД), описывающая и учитывающая все виды деятельности ВУЗа, влияющие на качество профессионального обучения. При всех различиях по содержанию и составу к СД предъявляются требования:

  • адресного доступа к нормативной документации (НД);

  • оперативного внесения изменений в НД;

  • систематического учета результатов работы СК.

               Для решения этих задач разработан программный комплекс (ПК), предназначенный для компьютерного сопровождения разработки и функционирования СК и реализующий методику комплексного объединения НД, регламентирующих алгоритмы работы СК и подразделений ВУЗа на основе компьютерного ведения документации.

               ПК содержит раздел "Руководство по качеству", который предназначен для классификации нормативных документов ВУЗа по разделам, соответствующим ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (рис.2). Также по разделам распределена статистическая информация по СК. Такое расположение документов и информации позволяет оптимизировать работу СК. Пользовательский интерфейс программы выполнен в виде фреймовой структуры окон с расположенными в них кнопками, пояснениями и оригинальной графикой. Выбор раздела осуществляется на главной странице.

Рис. 2. Содержание раздела "Руководство по качеству"

               Каждый пункт состоит из содержания и списков документов четырех уровней: внешние документы, приказы и распоряжения, документированные процедуры, рабочие инструкции (рис. 3). В разделе есть возможность не только обратиться к требуемому документу, но также создать новый документ, относящийся к данному пункту Руководства, а также редактировать уже существующие документы. Второй раздел ПК классифицирует документы СК по организационной структуре вуза (рис. 1). Каждому из элементов организационной структуры соответствуют необходимые документы и статистическая информация.

               ПК позволяет классифицировать НД СК вуза, обеспечить адресный доступ к НД СК, осуществить статистический учет показателей работы подразделений вуза. Для применения ПК необходимо наличие IBM PC совместимых компьютеров с базовым программным обеспечением MS Windows, MS Office. Для пользователя ПК достаточно знания общих правил работы с персональным компьютером. Для внесения в программу новых НД от оператора требуется знание основ работы с MS Windows и MS Office.

Рис.3. Содержание пункта "8.2.3. Мониторинг и измерение процессов" раздела "Руководство по качеству"

                Областью применения ПК могут являться учебные заведения, а так же производственные предприятия любой формы собственности, в том числе малые и средние, не имеющие собственных компьютерных служб, создавшие или начинающие разрабатывать СК в соответствие со стандартами МС ИСО серии 9000:2000. Внедрение ПК позволяет запустить процесс создания СК, способствует обучению работников методам работы в новых условиях, организует учет и контроль результатов работы подразделений по внедрению СК.

Источник: Отчет УлГУ

 
 
© 2006 Реализация и сопровождение: ФГУ ГНИИ ИТТ "Информика"
© Технологическая платформа: iPHPortal

При использовании материалов сайта ссылка на http://quality.edu.ru обязательна.